L'ACSED en bref | English

Alliance canadienne des services d'évaluation de diplômes (ACSED)

Cadre d’assurance de la qualité

I. Cadre d’assurance de la qualité

A. Préambule

L’Alliance canadienne des services d’évaluation de diplômes (l’Alliance) est née de la prise de conscience qu’il faudrait se doter d’un cadre d’assurance de la qualité des services d’évaluation pour promouvoir des évaluations de qualité reconnues dans tout le Canada.

Composée de membres volontaires, l’Alliance est ouverte à tout service public ou privé d’évaluation des diplômes qui obéit aux normes d’assurance de la qualité décrites dans le présent document. Pour devenir membres de l’Alliance, ces services d'évaluation doivent signer une déclaration indiquant leur intention de respecter le présent cadre d’assurance de la qualité et d’en appliquer les critères. L’adhésion à l’Alliance est fondée sur les principes d’auto-évaluation et de confiance mutuelle.

L’Alliance reconnaît que l’éducation relève de la compétence exclusive des provinces et des territoires du Canada et que les systèmes scolaires varient de l’un à l’autre. Dans tous les cas, les évaluations préparées par les membres de l’Alliance sont données à titre d’information, dans le respect de l’autonomie des employeurs, des établissements postsecondaires et des ordres professionnels en matière d’embauche, d’admission, d’affiliation et de délivrance des permis d’exercer. L’Alliance reconnaît également l’importance de la transférabilité des diplômes d'une instance à l'autre; le cadre qu’elle met de l’avant contient des mécanismes permettant la reconnaissance interprovinciale des évaluations effectuées par les autres membres de l’Alliance.

Dans un contexte plus global, la création de l’Alliance au Canada reflète et renforce les normes internationales de bonne pratique en matière d’évaluation des diplômes étrangers énoncées dans la Convention Conseil de l’Europe/UNESCO sur la reconnaissance des qualifications relatives à l'enseignement supérieur dans la région européenne.

L’Alliance a été fondée par l’International Credential Evaluation Service (Colombie-Britannique), l’International Qualifications Assessment Service (Alberta), le Service des équivalences d’études (Québec) et le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux (CICDI). Ces services et le CICDI ont collaboré à la rédaction du cadre d’assurance de la qualité de l’Alliance. Le CICDI remplit un rôle de coordination au sein de l’Alliance, dont il est membre d’office.

B. Objectifs du Cadre d’assurance de la qualité

Le cadre d’assurance de la qualité donne aux membres de l’Alliance des mécanismes efficaces d’établissement de critères et de normes de qualité. Ces mécanismes définissent également des normes uniformes de bonne pratique en matière d’évaluation des diplômes. L’existence de normes uniformes garantit une évaluation similaire des cas similaires. Chaque décision pourra néanmoins varier en fonction des particularités du système d’éducation de la province ou du territoire en cause.

Le cadre d’assurance de la qualité n’est pas un mécanisme de contrôle. Il ne s’agit pas pour les membres de l’Alliance de surveiller de façon active les autres services membres. L’appartenance à l’Alliance se fait sur une base volontaire et repose sur les principes d’auto-évaluation et de confiance mutuelle.

Les principaux bénéficiaires de ce cadre d’assurance de la qualité sont les personnes qui ont à faire évaluer leurs diplômes étrangers et les organismes qui utilisent ces évaluations. Les objectifs fondamentaux du cadre d’assurance de la qualité sont les suivants :

Donner aux personnes et aux organismes qui ont besoin d’évaluations de diplômes (employeurs, ordres professionnels, services d’immigration, établissements postsecondaires, etc.) la garantie que les membres de l’Alliance obéissent à des normes et à des critères de qualité.
Garantir à tous les clients des services membres de l’Alliance un traitement juste et équitable.
Faciliter la transférabilité des évaluations de diplômes et promouvoir la reconnaissance des services de qualité dans tout le Canada.
Encourager l’application uniforme de normes d’évaluation équitable et crédibles dans tout le Canada.
Guider les nouveaux services qui s’établissent au Canada.

C. Critères d’adhésion à l’Alliance

L’Alliance est ouverte à tout service public ou privé d’évaluation des diplômes qui satisfait à toutes les exigences suivantes et les respecte en tout temps :

Le service candidat doit faire partie d’une administration publique provinciale ou territoriale, ou avoir reçu d’une telle administration le mandat¹ d’offrir des services d’évaluation des diplômes étrangers.
Le service candidat doit viser une clientèle élargie et ne pas se limiter à des personnes faisant une demande d’admission, d’adhésion ou d’immatriculation auprès d’un seul type d’institution, comme une université, un collège ou une association de membres.
Le service candidat doit produire des évaluations à usages multiples (aux fins d’emploi, par exemple) portant sur une gamme exhaustive de pays d’origine, de disciplines et de niveaux d’instruction (du primaire-secondaire aux études postdoctorales, dans le contexte tant d’études universitaires que de programmes de formation technique et professionnelle).
Le service candidat doit avoir appliqué les critères ci-dessus pendant au moins un an et avoir effectué un nombre respectable d’évaluations (au moins 250) pendant cette période.
Le service candidat doit prouver qu’il s’est conformé à tous les critères d’assurance de la qualité en se soumettant au processus d’auto-évaluation défini à l’Annexe I.

D. Responsabilités des membres de l’Alliance

Chaque membre de l’Alliance a les responsabilités suivantes :

Veiller à la qualité de son service et respecter les normes de bonne pratique.
Informer les membres de l’Alliance de tout changement de situation susceptible de l’empêcher de se conformer à l’un des critères d’appartenance à l’Alliance et indiquer ce qu’il compte faire pour remédier à cette situation.
Recommander, passer en revue et appliquer les politiques, normes et critères nécessaires au maintien et au développement du processus d’assurance de la qualité de l’Alliance.
Assurer le développement, le maintien et la diffusion des politiques et des pratiques de l’Alliance.
Promouvoir l’Alliance et la faire connaître auprès des partenaires et des organismes situés sur son territoire de compétence.
Participer aux activités et à l’assemblée générale annuelle de l’Alliance.
Examiner les demandes d’adhésion à l’Alliance déposées par de nouveaux services et les guider quant aux exigences définies dans le processus de demande d’adhésion à l’Alliance.

E. Droits des membres de l’Alliance

Les membres de l’Alliance s’engagent à mettre en place des stratégies de communication efficaces, dans le but de garantir que toutes les personnes faisant évaluer leurs diplômes bénéficient des avantages du cadre d’assurance de la qualité. L’affiliation à l’Alliance signalera aux clients potentiels et aux organismes utilisant des évaluations que les services membres obéissent à des critères d’assurance de la qualité et que leurs évaluations seront acceptées par les autres services membres, dans tout le Canada.

Les membres de l’Alliance jouissent des droits exclusifs suivants :

Utilisation du nom de l’Alliance : Alliance canadienne des services d’évaluation de diplômes (l’Alliance)/Alliance of Credential Evaluation Services of Canada (the Alliance).
Présence sur le site Web de l’Alliance et dans les brochures et autre matériel publicitaire de l’Alliance.
Utilisation de la déclaration d’appartenance à l’Alliance ci-dessous. Cette déclaration peut figurer dans les rapports d’évaluation et dans le matériel publicitaire des services membres :
«XXX est membre de l’Alliance canadienne des services d’évaluation de diplômes («l’Alliance»). L’Alliance a été créée afin de garantir à toute personne l’accès à des services fiables et équitables d’évaluation de documents scolaires. Les membres de l’Alliance respectent des principes de bonne pratique conformes aux normes internationales dans ce domaine. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’Alliance, visitez son site Web (http://www.canalliance.org/) ou communiquez avec l’un de ses membres.»

Les membres peuvent se retirer de l’Alliance en lui faisant parvenir un avis d’intention à cet effet. Leur décision prend effet immédiatement et le service doit cesser de faire quelque allusion que ce soit à l’Alliance.

F. Restrictions et obligations

Un service ne peut pas céder son affiliation à l’Alliance à un autre service.

Les membres ne peuvent en aucun cas laisser entendre que cette affiliation à l’Alliance leur confère une forme quelconque d’autorisation, de certificat, de permis ou de reconnaissance juridique.

Ni l’Alliance ni ses membres ne sont responsables des actes des autres membres de l’Alliance. Chaque membre est responsable du maintien de la qualité de ses propres services d’évaluation et de l’application des normes de bonne pratique définies dans le présent document.

Rien dans le présent document ne pourra être interprété comme créant un partenariat ou imposant à l’un quelconque des membres, en vertu d’un quelconque partenariat, des devoirs, obligations ou responsabilités envers les autres membres. Chaque membre garantit les autres membres, leur personnel et leurs agents contre tout dommage ou responsabilité découlant de réclamations, demandes, actions et frais quelconques résultant, directement ou indirectement, des actions ou de la participation à l’Alliance de ce membre, de son personnel ou de ses agents. Cette garantie survivra à la dissolution de l’Alliance.

Chaque membre devra, à ses frais et sans limiter ses obligations au titre du présent document, assurer ses activités aux termes d’une police de responsabilité civile générale d’un montant qui ne sera pas inférieur à 1 000 000 $ par événement (avec un maximum général annuel, le cas échéant, qui ne sera pas inférieur à 2 000 000 $) l’assurant contre les dommages corporels, les préjudices personnels et les dommages matériels, y compris toute perte de jouissance en découlant. Cette protection comprendra une responsabilité contractuelle globale et s’étendra aux employées et employés qui y figureront comme assurés supplémentaires. Un programme approprié d’auto-assurance ou de prise en charge autonome sera considéré comme satisfaisant à l’exigence pour le membre d’être assuré. Une attestation écrite de l’existence d’un programme approprié d’auto-assurance ou de prise en charge autonome aux niveaux indiqués ci-dessus ou à des niveaux supérieurs sera acceptée en lieu et place d’une copie certifiée conforme.

II. Critères de qualité

A. Principes de bonne pratique

Les membres de l’Alliance doivent se conformer aux normes énoncées dans les «Principes généraux pour un code de bonne pratique en matière d'évaluation des diplômes étrangers» (cf. Annexe II).

B. Autres principes

Outre les normes énoncées dans les «Principes généraux pour un code de bonne pratique en matière d'évaluation des diplômes étrangers», les membres de l’Alliance doivent satisfaire aux exigences suivantes :

Traduction

La traduction des documents scolaires importants délivrés dans une langue autre que l'une des deux langues officielles du Canada doit être confiée à des organismes reconnus ou à des traductrices ou traducteurs agréés.

Résultats de l’évaluation

Toutes les personnes faisant une demande d’évaluation doivent recevoir un certificat ou rapport d’évaluation. Ce doit être un document officiel expliquant les mesures prises pour prévenir les contrefaçons. Il doit contenir un avis général sur la comparabilité de chaque diplôme évalué. Le résultat de l’évaluation doit indiquer clairement la raison pour laquelle l’évaluation a été effectuée (aux fins d’emploi, aux fins d’admission dans un établissement, etc.). Les clients doivent avoir accès, sur demande, aux raisons et aux fondements justifiant le résultat de l’évaluation.

C. Critères opérationnels

Ouvrages de référence et centre de documentation

Le service doit avoir un centre de documentation contenant une collection très complète d’ouvrages et autres matériels de référence (publiés ou non), comme des publications historiques et actuelles sur les systèmes d’enseignement de nombreux pays.

Les activités de recherche doivent être continues, afin que le service puisse obtenir tous les renseignements voulus pour évaluer des diplômes précis et comprendre divers systèmes d’éducation étrangers. Le service doit disposer d’une capacité de recherche qui lui permettra d’obtenir par divers moyens (courrier, courriel, télécopieur, bases de données informatiques et autres sources électroniques) les renseignements dont il a besoin sur les documents qui lui sont soumis.

Gestion des dossiers

Le système de gestion des dossiers doit permettre un accès facile aux renseignements recherchés tout en protégeant la confidentialité des données. Les services doivent avoir une politique claire en matière de protection de la vie privée et de confidentialité des dossiers de leurs clients. Aucun renseignement confidentiel sur un client ne pourra être communiqué à une tierce partie sans le consentement explicite de la personne visée. Les procédures de gestion des dossiers doivent garantir la sécurité et la protection des dossiers des clients, et notamment des originaux contenus dans ces dossiers.

L’archivage des décisions résultant des évaluations doit être conçu de façon à permettre un repérage organisé et systématique des décisions précédentes. Le service doit conserver les renseignements relatifs à la demande du client pendant une période minimum de cinq (5) ans.

Dotation en personnel

Le service doit pouvoir avoir recours à des personnes ayant reçu une formation adéquate et capables de produire des évaluations équitables et de qualité uniforme. Ces personnes doivent avoir un baccalauréat ou un diplôme de niveau équivalent et pouvoir prouver qu’elles ont reçu une formation en évaluation de diplômes d’études.

Au moins une de ces personnes doit avoir un minimum d’une année supervisée d’expérience pratique de l’évaluation des diplômes étrangers, à tous les niveaux d’études. Cette expérience doit être récente et se rapporter aux services offerts.

Les personnes chargées des évaluations doivent se tenir à jour en prenant part à des activités de formation, en consultant leurs collègues et en effectuant des recherches. Le service doit leur donner la possibilité de se perfectionner, en assistant par exemple à des conférences et à des ateliers.

III. Demandes d’adhésion à l’Alliance

A. Survol du processus d’adhésion

Nous présentons ici, à l’intention des services intéressés, un survol de la démarche à suivre pour demander à appartenir à l’Alliance. Les services intéressés peuvent déposer une demande dûment remplie à l’Alliance en l’adressant aux bureaux du CICDI (voir Annexe III). On peut également se procurer un formulaire d’adhésion (le questionnaire d’auto-évaluation) sur le site Web de l’Alliance (http://www.canalliance.org/). Le processus d’adhésion comporte les étapes suivantes :

Préparation du questionnaire d’auto-évaluation

Les services désirant adhérer à l’Alliance doivent prouver qu’ils satisfont aux critères d’assurance de la qualité en remplissant le questionnaire d’auto-évaluation (voir Annexe I), qu’ils remettront aux membres de l’Alliance, pour examen, accompagné des documents d’appui requis.

Délai d’examen de la demande

L’Alliance accusera réception du questionnaire d’auto-évaluation du candidat dans le mois suivant son dépôt. Ordinairement, l’Alliance effectuera l’examen du dossier dans les six mois suivant son dépôt. Dans l’éventualité de retards importants, l’Alliance informera les candidats de la raison de ces retards et de la date approximative à laquelle l’examen sera terminé.

Examen de la demande

L’examen de la demande ne commencera que lorsque toute la documentation demandée aura été reçue. Les membres de l’Alliance examineront le questionnaire d’auto-évaluation et les documents d’appui pour en vérifier la conformité avec les critères d’assurance de la qualité.

Annonce des résultats

L’Alliance notifiera le candidat par écrit des résultats de l’examen. Les candidats seront acceptés dans l’Alliance si leur demande et les documents d’appui satisfont aux critères d’assurance de la qualité. L’Alliance informera le candidat de toute incompatibilité et lui suggérera si possible des mesures correctives.

Durée et renouvellement de l’adhésion

La durée de l’adhésion à l’Alliance est d’un an. Le renouvellement de l’adhésion se fera selon un processus de revue annuelle. Cette revue prendra la forme d’une «déclaration de renouvellement» signée par le service membre, dans laquelle il signale, le cas échéant, les changements apportés au service et où il signifie qu’il continue à satisfaire aux exigences d’adhésion.

B. Questionnaire d’auto-évaluation

Les candidats doivent remplir le questionnaire d’auto-évaluation se trouvant à l’Annexe I et le soumettre en quatre (4) exemplaires, ainsi que tout document d’appui requis, à l’Alliance canadienne des services d’évaluation de diplômes, à l’attention du CICDI (voir Annexe III).

Note:

¹ Le service candidat doit avoir clairement reçu d’un ministère provincial ou territorial le mandat d’offrir à la population des services d’évaluation de diplômes. Ce mandat doit :

provenir d’une autorité compétente au sein de ce ministère;
indiquer la nature des services à offrir;
préciser la durée du mandat;
stipuler s’il y a lieu les restrictions applicables;
décrire s’il y a lieu les mécanismes d’imputabilité ou de reddition de comptes liant le service au ministère.